# Umowa najmu z cudzoziemcem — formalności i pułapki > Identyfikacja najemcy bez numeru PESEL, terminy meldunkowe liczone w dniach i największa pułapka najmu okazjonalnego: brak polskiego lokalu, do którego cudzoziemiec miałby się wyprowadzić. Opublikowano: 2026-08-25 Aktualizacja: 2026-08-27 Źródło: https://smartrentier.com/blog/umowa-najmu-z-cudzoziemcem Tagi: Poradniki, Prawo --- **W skrócie:** **umowa najmu z cudzoziemcem** nie wymaga żadnej dodatkowej zgody ani specjalnej formy — wynajmujesz na tych samych zasadach co obywatelowi Polski. Różnice zaczynają się w szczegółach: identyfikacji najemcy bez numeru PESEL, terminach meldunkowych liczonych w dniach oraz — najważniejsze — w tym, że przy najmie okazjonalnym cudzoziemiec zwykle nie ma polskiego lokalu, który mógłby wskazać jako miejsce wyprowadzki. To właśnie ta jedna rubryka decyduje, czy Twoje zabezpieczenie jest realne, czy tylko wygląda na realne. ## Czy można wynająć mieszkanie cudzoziemcowi Tak. Żaden przepis nie uzależnia wynajmu mieszkania obcokrajowcowi od zezwolenia, zgody urzędu ani od obywatelstwa najemcy. Właściciel nie ma też obowiązku badania podstawy pobytu najemcy w Polsce ani odpowiedzialności za jej legalność — najem to umowa cywilnoprawna, a nie element procedury pobytowej. Warto natomiast pamiętać, że dla najemcy umowa bywa dokumentem potrzebnym w innych sprawach: przy potwierdzaniu miejsca zamieszkania czy przy dopełnianiu obowiązku meldunkowego. Dlatego umowa powinna być kompletna i czytelna — o tym, co musi się w niej znaleźć niezależnie od obywatelstwa najemcy, piszę w poradniku o tym, [jak sprawdzić najemcę przed podpisaniem umowy](https://smartrentier.com/blog/jak-sprawdzic-najemce-przed-podpisaniem-umowy). ## Identyfikacja najemcy bez numeru PESEL Standardowa komparycja umowy odwołuje się do numeru PESEL i dowodu osobistego. Cudzoziemiec często nie ma ani jednego, ani drugiego — i nie jest to przeszkoda. W umowie wystarczy wskazać dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować osobę: - imię i nazwisko w brzmieniu z dokumentu podróży, - obywatelstwo, data urodzenia, - seria i numer paszportu albo karty pobytu wraz z okresem ważności, - numer PESEL, jeżeli został nadany, oraz adres do korespondencji. Wielu cudzoziemców mieszkających w Polsce numer PESEL już ma — dane cudzoziemców zamieszkujących na terytorium RP są gromadzone w rejestrze PESEL (art. 7 ust. 1 pkt 3 ustawy o ewidencji ludności), a osoby objęte ochroną czasową po 2022 r. mają go ze statusem UKR. Warto poprosić o dokument potwierdzający prawo pobytu nie po to, by oceniać jego legalność, lecz dlatego, że okres ważności tego dokumentu wyznacza rozsądny horyzont umowy — a przy meldunku ma znaczenie wprost (o czym niżej). ## Najem okazjonalny z cudzoziemcem — problem „innego lokalu” Do umowy najmu okazjonalnego załącza się trzy dokumenty (art. 19a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów): 1. oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu, 2. **wskazanie przez najemcę innego lokalu**, w którym będzie mógł zamieszkać, jeśli dojdzie do egzekucji, 3. oświadczenie właściciela tamtego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy — na żądanie wynajmującego z podpisem notarialnie poświadczonym. Punkt drugi jest sercem problemu. Ustawa nie mówi wprost, że wskazany lokal musi znajdować się w Polsce — ale polski komornik prowadzi egzekucję wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej. Adres w Kijowie, Manili czy Berlinie wypełnia rubrykę i nie daje żadnego realnego zabezpieczenia: w razie potrzeby nie będzie dokąd wykonać obowiązku opróżnienia lokalu. Formalnie umowa jest ważna, praktycznie — cała przewaga najmu okazjonalnego znika. Do tego dochodzi obowiązek, o którym mało kto pamięta: jeśli najemca traci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma **21 dni** na wskazanie nowego wraz z oświadczeniem jego właściciela (art. 19a ust. 3). Gdy tego nie zrobi, możesz wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej **siedmiodniowego** okresu wypowiedzenia (art. 19d ust. 5). Przy najemcy z zagranicy, którego „lokal zapasowy” bywa mieszkaniem znajomych, ten scenariusz jest realny — warto ten obowiązek powtórzyć w treści umowy. Reszta reżimu działa tak samo jak przy najemcy z Polski: umowa na czas oznaczony do 10 lat, forma pisemna pod rygorem nieważności (art. 19a ust. 6), taksa notarialna ograniczona do 1/10 minimalnego wynagrodzenia — przy stawce 4 806 zł brutto w 2026 r. daje to maksymalnie 480,60 zł (art. 19a ust. 7). Podstawy i skutki tej formy opisuje artykuł o tym, czym jest [najem okazjonalny i kiedy warto go stosować](https://smartrentier.com/blog/umowa-najmu-okazjonalnego-co-to-jest-i-kiedy-stosowac), a jak [umowa najmu okazjonalnego](https://smartrentier.com/funkcjonalnosci/umowa-najmu-okazjonalnego) wygląda od strony dokumentów i terminów — w opisie modułu. ## Co zrobić, gdy nie ma polskiego adresu wyprowadzki Cztery realne warianty, z uczciwym opisem wad każdego: - **Lokal osoby trzeciej w Polsce** — krewny, znajomy, pracodawca. Wymaga oświadczenia właściciela tamtego lokalu (art. 19a ust. 2 pkt 3), najlepiej z podpisem notarialnie poświadczonym. Wada: taka zgoda bywa deklaratywna i może zniknąć razem z relacją między najemcą a osobą, która ją podpisała — dlatego pilnuj obowiązku z art. 19a ust. 3. - **Wyższa kaucja** — przy najmie okazjonalnym ustawa dopuszcza kaucję do **sześciokrotności** miesięcznego czynszu (art. 19a ust. 4) — a więc niżej niż przy zwykłym najmie, gdzie limit wynosi dwunastokrotność (art. 6 ust. 1). Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności (art. 19a ust. 5). Wada: pieniądze zabezpieczają zaległości, ale nie skracają drogi do odzyskania mieszkania. - **Najem instytucjonalny** — jedyna forma, która w ogóle nie wymaga wskazywania innego lokalu: załącznikiem jest sam akt notarialny, w którym najemca poddaje się egzekucji i przyjmuje do wiadomości, że nie przysługuje mu najem socjalny ani pomieszczenie tymczasowe (art. 19f ust. 3). Wada zasadnicza: dostępna wyłącznie dla wynajmujących **prowadzących działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali** (art. 19f ust. 1) — dla właściciela jednego mieszkania to zmiana modelu, nie drobna formalność. - **Zwykły najem ze świadomym ryzykiem** — jeśli nie da się zbudować sensownego zabezpieczenia, uczciwiej jest podpisać zwykłą umowę niż płacić notariuszowi za konstrukcję, która nie zadziała. Wtedy rekompensatą jest staranna weryfikacja najemcy, protokół zdawczo-odbiorczy i kaucja. ## Język umowy i doręczenia Umowa najmu między osobami prywatnymi nie musi być sporządzona w konkretnym języku, ale postępowanie przed polskim sądem toczy się po polsku — dokument obcojęzyczny trzeba wtedy przetłumaczyć. Najbezpieczniejszy jest układ dwukolumnowy: wiążąca wersja polska obok tłumaczenia roboczego, z jednoznacznym zapisem, która wersja rozstrzyga w razie rozbieżności. Oświadczenie o poddaniu się egzekucji i tak sporządza notariusz — jeśli najemca nie włada polskim w stopniu wystarczającym, notariusz wymaga udziału tłumacza. Drugi praktyczny punkt to doręczenia. Wpisz do umowy adres e-mail najemcy i zastrzeżenie, że pisma wysyłane na adres lokalu uznaje się za doręczone — po wyprowadzce najemcy zza granicy „nieodebrany list” bywa większym problemem niż samo zakończenie najmu. ## Zgłoszenie do urzędu skarbowego i podatek Tu nic się nie zmienia: przy najmie okazjonalnym właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie **14 dni** od rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1), a bez tego zgłoszenia nie stosuje się przepisów o przyspieszonej ścieżce odzyskania lokalu (art. 19b ust. 3). Obywatelstwo najemcy nie ma tu żadnego znaczenia — procedurę i gotowy wzór pisma opisuje tekst o [zgłoszeniu najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego](https://smartrentier.com/blog/najem-okazjonalny-zgloszenie-do-urzedu-skarbowego). Przychód z najmu rozliczasz tak samo jak przy najemcy z Polski. ## Meldunek cudzoziemca — terminy liczone w dniach Tu różnice są największe i zaskakują obie strony (ustawa o ewidencji ludności, t.j. Dz.U. 2026 poz. 384): - obywatel państwa UE, EFTA/EOG lub Szwajcarii oraz członkowie ich rodzin — zameldowanie najpóźniej **w 30. dniu** od przybycia (art. 41 ust. 1–2a), - pozostali cudzoziemcy — najpóźniej **czwartego dnia** od przybycia (art. 41 ust. 3), - zwolnienie z obowiązku meldunkowego, gdy pobyt w Polsce nie przekracza **30 dni** (art. 42 ust. 2), - deklarowany okres pobytu czasowego nie może przekroczyć okresu legalnego pobytu wynikającego z dokumentu pobytowego (art. 41 ust. 4) — dlatego data ważności karty pobytu bywa ważniejsza niż data końca umowy. Rola właściciela jest przy tym dokładnie taka sama jak przy najemcy z Polski: potwierdza fakt pobytu, a nie „wyraża zgodę”, i meldunek nie daje najemcy żadnych praw do lokalu. Szczegóły — łącznie z tym, co wolno zapisać w umowie i jak wygląda wymeldowanie — w artykule o [zameldowaniu najemcy w wynajmowanym mieszkaniu](https://smartrentier.com/blog/zameldowanie-najemcy-w-wynajmowanym-mieszkaniu). ## Najczęstsze pytania ### Czy cudzoziemiec może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego? Tak — ustawa nie ogranicza kręgu najemców. Ograniczenie dotyczy wynajmującego: musi być osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali (art. 19a ust. 1). Problemem praktycznym jest natomiast wskazanie innego lokalu, w którym najemca zamieszka w razie egzekucji. ### Czy można wskazać lokal za granicą jako miejsce wyprowadzki? Ustawa tego nie zakazuje, ale egzekucję obowiązku opróżnienia lokalu prowadzi polski komornik na terytorium Polski. Wskazanie adresu zagranicznego wypełnia formalność, a nie tworzy realnego zabezpieczenia — dlatego przy najemcy z zagranicy rozważ lokal osoby trzeciej w Polsce albo inną formę umowy. ### Czy umowa najmu musi być po polsku? Nie ma takiego wymogu dla umowy między osobami prywatnymi, ale w razie sporu przed polskim sądem dokument obcojęzyczny trzeba przetłumaczyć. Najprościej podpisać wersję dwujęzyczną i zapisać, która wersja jest wiążąca. ### Czy właściciel odpowiada za legalność pobytu najemcy? Nie. Umowa najmu jest umową cywilnoprawną, a właściciel nie jest organem kontrolującym podstawę pobytu. Warto natomiast znać okres ważności dokumentu pobytowego — wyznacza on granicę deklarowanego okresu zameldowania (art. 41 ust. 4 ustawy o ewidencji ludności) i podpowiada rozsądny czas trwania umowy. _Podstawa: ustawa z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. 2023 poz. 725) oraz ustawa z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. 2026 poz. 384). Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej._ ## Najczęstsze pytania ### Czy cudzoziemiec może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego? Tak — ustawa nie ogranicza kręgu najemców. Ograniczenie dotyczy wynajmującego: musi być osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali (art. 19a ust. 1). Problemem praktycznym jest natomiast wskazanie innego lokalu, w którym najemca zamieszka w razie egzekucji. ### Czy można wskazać lokal za granicą jako miejsce wyprowadzki? Ustawa tego nie zakazuje, ale egzekucję obowiązku opróżnienia lokalu prowadzi polski komornik na terytorium Polski. Wskazanie adresu zagranicznego wypełnia formalność, a nie tworzy realnego zabezpieczenia — dlatego przy najemcy z zagranicy rozważ lokal osoby trzeciej w Polsce albo inną formę umowy. ### Czy umowa najmu musi być po polsku? Nie ma takiego wymogu dla umowy między osobami prywatnymi, ale w razie sporu przed polskim sądem dokument obcojęzyczny trzeba przetłumaczyć. Najprościej podpisać wersję dwujęzyczną i zapisać, która wersja jest wiążąca. ### Czy właściciel odpowiada za legalność pobytu najemcy? Nie. Umowa najmu jest umową cywilnoprawną, a właściciel nie jest organem kontrolującym podstawę pobytu. Warto natomiast znać okres ważności dokumentu pobytowego — wyznacza on granicę deklarowanego okresu zameldowania (art. 41 ust. 4 ustawy o ewidencji ludności) i podpowiada rozsądny czas trwania umowy. --- EN: https://smartrentier.com/blog/lease-agreement-with-a-foreign-tenant.md