W skrócie: zgłoszenia najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego dokonuje właściciel (nie najemca) — w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (nie od podpisania umowy), do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania właściciela — nie adres wynajmowanego lokalu. Bez tego umowa traci status najmu okazjonalnego.
Dlaczego to zgłoszenie w ogóle ma znaczenie
Sam fakt podpisania umowy najmu okazjonalnego i wizyty u notariusza jeszcze niczego nie gwarantuje. Żeby umowa faktycznie działała jako najem okazjonalny — czyli dawała Ci dostęp do przyspieszonej eksmisji bez wieloletniego procesu sądowego — musisz w ciągu 14 dni zgłosić jej zawarcie do urzędu skarbowego. Pominięcie tego kroku nie unieważnia umowy, ale odbiera jej status najmu okazjonalnego — z prawnego punktu widzenia staje się zwykłą umową najmu, pełną ochronną dla lokatora. Cała korzyść, dla której w ogóle szedłeś do notariusza, znika.
Kto zgłasza najem okazjonalny do urzędu skarbowego
Obowiązek zgłoszenia spoczywa na właścicielu (wynajmującym), nie na najemcy. Tu pojawia się najczęstsza pomyłka: zgłoszenie składasz do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na Twoje miejsce zamieszkania jako właściciela — a nie ze względu na adres wynajmowanego mieszkania. Jeśli mieszkasz w Krakowie, a wynajmujesz mieszkanie w Warszawie, zgłoszenie idzie do urzędu skarbowego w Krakowie, nie w Warszawie.
Termin: 14 dni od rozpoczęcia najmu, nie od podpisania umowy
Zgodnie z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, termin liczy się od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od daty podpisu na umowie. Jeśli podpisujesz umowę 1. dnia miesiąca, ale najem faktycznie zaczyna się 10. dnia (np. najemca wprowadza się później), zegar biegnie od 10., nie od 1. Warto zapisać sobie od razu obie daty — podpisania i rzeczywistego rozpoczęcia najmu — żeby nie policzyć terminu od złego dnia.
Co powinno się znaleźć w zgłoszeniu
Nie ma jednego obowiązkowego formularza urzędowego — zgłoszenie to zwykłe pismo. Powinno zawierać:
- Dane właściciela (imię, nazwisko, adres, NIP lub PESEL)
- Dane najemcy
- Adres wynajmowanego lokalu
- Datę zawarcia umowy i datę rozpoczęcia najmu
- Okres, na jaki umowa została zawarta
Część urzędów prosi dodatkowo o kopię umowy i notarialnego oświadczenia najemcy — nie jest to wymóg ustawowy, ale bezpieczniej dopytać w swoim urzędzie lub od razu dołączyć kopie, żeby uniknąć wezwania do uzupełnienia.
Gotowy wzór treści zgłoszenia
Poniższy szkic możesz wykorzystać jako punkt wyjścia — uzupełnij własnymi danymi:
[Miejscowość], [data]
[Imię i nazwisko właściciela]
[Adres zamieszkania właściciela]
[PESEL lub NIP]Naczelnik Urzędu Skarbowego w [miasto właściwe dla miejsca zamieszkania właściciela]
Zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego lokalu
Działając na podstawie art. 19a ust. 4 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, zgłaszam zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego położonego pod adresem: [adres lokalu], zawartej w dniu [data zawarcia umowy] z najemcą [imię i nazwisko najemcy], na okres od [data rozpoczęcia najmu] do [data zakończenia najmu].
[podpis]
To szkic pomocniczy, nie gotowy dokument prawny — przy nietypowej sytuacji (np. kilku współwłaścicieli, najem części lokalu) skonsultuj treść z prawnikiem lub swoim urzędem.
Jak złożyć zgłoszenie
- Osobiście w urzędzie skarbowym — poproś o potwierdzenie wpływu (prezentatę) na swojej kopii pisma.
- Listownie, najlepiej listem poleconym — zachowaj potwierdzenie nadania, ono jest Twoim dowodem dochowania terminu, nie data doręczenia.
- Elektronicznie przez ePUAP lub inny kanał, jeśli Twój urząd go udostępnia — zachowaj Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
Niezależnie od formy: zachowaj dowód złożenia. Urząd nie wydaje żadnego automatycznego potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia najmu okazjonalnego — to Ty musisz mieć dowód, że zdążyłeś w terminie, gdyby kiedyś doszło do sporu.
Co się dzieje, jeśli nie zgłosisz najmu okazjonalnego w terminie
Umowa nie staje się nieważna — nadal obowiązuje jako zwykła umowa najmu. Tracisz jednak główny powód, dla którego decydujesz się na najem okazjonalny: możliwość skierowania sprawy od razu do komornika na podstawie notarialnego oświadczenia najemcy, z pominięciem wieloletniego procesu sądowego o eksmisję. Spóźnione zgłoszenie po terminie nic już nie naprawia — ustawa nie przewiduje możliwości nadrobienia zaległości.
To nie to samo, co rozliczenie podatku z najmu
Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego to czysto informacyjna formalność — nie jest deklaracją podatkową i nie zastępuje rozliczenia przychodu z najmu. Podatek (najczęściej ryczałt, rozliczany na formularzu PIT-28) rozliczasz osobno, według zupełnie innych terminów. Zasady te opisujemy w artykule Podatek od wynajmu mieszkania — ryczałt i co musisz wiedzieć o rozliczeniu.
Najczęstsze pytania
Czy mogę zgłosić po terminie i umowa nadal będzie okazjonalna?
Nie. Ustawa nie przewiduje możliwości nadrobienia terminu — po 14 dniach umowa funkcjonuje jako zwykły najem, nawet jeśli zgłoszenie złożysz później.
Czy muszę dołączyć kopię umowy do zgłoszenia?
Ustawowo nie jest to wymagane, ale część urzędów o to prosi. Bezpieczniej dopytać we właściwym urzędzie lub dołączyć kopię od razu.
Co jeśli zmienię adres zamieszkania po zgłoszeniu umowy?
Samo zgłoszenie pozostaje ważne — nie trzeba go powtarzać w nowym urzędzie. Zmiana adresu właściciela to osobna sprawa, niezwiązana z tą konkretną umową najmu.
Pilnuj terminów w SmartRentier
Termin na zgłoszenie do US to jeden z tych obowiązków, które łatwo przeoczyć w ferworze przeprowadzki najemcy. W SmartRentier przy dodawaniu umowy najmu okazjonalnego zapisujesz datę rozpoczęcia najmu, a moduł Dokumenty i przypomnienia pilnuje kluczowych terminów związanych z najmem — łącznie z końcem umowy, co przydaje się przy jej ewentualnym przedłużeniu. Skan lub zdjęcie potwierdzenia nadania zgłoszenia przechowasz razem z umową i oświadczeniem notarialnym, w jednym miejscu przypisanym do konkretnego lokalu i najemcy.
Więcej o samej umowie najmu okazjonalnego — czym jest i kiedy warto ją stosować — przeczytasz w artykule Umowa najmu okazjonalnego – co to jest i kiedy warto ją stosować?, a o tym, jak i kiedy taką umowę wypowiedzieć — w artykule Wypowiedzenie najmu okazjonalnego — zasady i koszt notariusza. Umowę najmu okazjonalnego wraz z kompletem wymaganych oświadczeń wygenerujesz w module Dokumenty w SmartRentier.
Rejestracja jest darmowa — plan Kawalerka bezpłatny na zawsze, bez karty. Załóż konto i prowadź dokumentację najmu w jednym miejscu →
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Wzór pisma to punkt wyjścia, nie gotowy dokument — przy nietypowej sytuacji skonsultuj się z prawnikiem lub bezpośrednio ze swoim urzędem skarbowym.